In 5 stappen grip op overheidsdrukwerk

PRINTMEDIA – Veel overheidsinstellingen worstelen nog steeds met slecht functionerend printmanagement. Elke afdeling bestelt op eigen wijze, wat leidt tot onnodige kosten, inconsistente communicatie en gebrek aan overzicht. Een gestandaardiseerd bestelproces biedt uitkomst.

In een nieuwe publicatie zet softwareontwikkelaar Prindustry 5 stappen uiteen waarmee overheidsorganisaties hun drukwerkinkoop kunnen standaardiseren.

1. Breng het huidige bestelproces in kaart
   Analyseer waar ad-hoc bestellingen plaatsvinden en hoe je dit proces kunt automatiseren.
2. Kies voor één centraal platform
   Een Web2Print portaal centraliseert alle drukwerkopdrachten, zelfs onafhankelijk van leveranciers of aanbestedingen.
3. Stel templates en gebruikersrechten in
   Via huisstijltemplates en rollen per gebruiker blijft alle output consistent en gecontroleerd.
4. Integreer met interne systemen
   Koppelingen met ERP, facturatie of budgetbeheer zorgen voor overzicht en compliance.
5. Bestel direct bij drukkerijen
   Dankzij directe integraties met leveranciers verlopen orders automatisch, snel en zonder fouten.

Voorbeelden van deze gestroomlijnde processen zijn in gebruik bij onder andere de Gemeente Den Haag en de Stad Antwerpen. Daar zorgt een Web2Print platform voor efficiënte communicatie, lagere kosten en minder verspilling. “We printen alleen wat echt nodig is, en altijd binnen de juiste huisstijl,” aldus Peter Smit, afdelingsmanager Multimedia bij de Gemeente Den Haag. Ook Joris Heirbaut van de Stad Antwerpen ziet voordelen: “De complexiteit van stedelijke inkoop is nu gebundeld in één flexibel portaal dat het volledige proces ondersteunt.”