Niet papierloos maar papier efficiënt

Het is het Amerikaanse communicatie bureau AIIM heef vandaag uitgeroepen tot ´World Paper Free Day´, een nogal gechargeerde actie van dit bureau dat een kruistocht tegen papier voert onder het motto dat het slecht voor het milieu en inefficiënt is.

Uit nieuw onderzoek van informatiemanager Iron Mountain blijkt dat 90 procent van de ruim 5000 ondervraagde Nederlandse en Europese medewerkers werkt met papieren documenten. Maar het informatiebeleid houdt daar vaak geen rekening mee en dat brengt grote risico´s met zich mee. Iron Mountain adviseert daarom niet het papierloze, maar het papierefficiënte kantoor tot de nieuwe realiteit te verheffen en het informatiebeleid daarop aan te passen.

Bijna iedereen (90%) werkt met papier. Meer dan de helft (57%) van de onderzochte medewerkers beschikt niet over een fatsoenlijk papierenarchief. En 36 procent krijgt geen enkele instructie hoe waardevolle papieren informatie moet worden bewaard. Daarnaast heeft 13 procent geen idee wie er beslist hoe documenten worden gearchiveerd. En geeft maar liefst 27 procent aan zelf te beslissen waar en hoe zij papieren documenten opbergen. Geen wonder dat 8 procent van de respondenten aangeeft in een papieren chaos te werken.

Het onderzoek laat ook zien wat de risico´s zijn als het informatiebeleid geen rekening houdt met het feit dat vrijwel iedereen met papieren documenten werkt. Binnen de kantooromgeving heeft bijna de helft (45%) van de onderzochte medewerkers onbedoeld inzage gekregen in vertrouwelijkheden en bedrijfsdocumenten, achtergelaten op kopieermachines, printers, of eenvoudigweg open en bloot op bureaus. Het gaat dan om persoonlijke documenten over salarissen en bonussen van collega´s (gezien door 22%), beoordelingsverslagen (gezien door 12%), en financiële cijfers over de onderneming (gezien door 10%).